E-Rechnung: Für wen und warum?

Das Wachstumschancengesetz macht Vorgaben für den Rechnungsversand und -empfang. Darin steht, dass ab 2025 – mit einer Übergangsfrist – alle B2B-Rechnungen über 250 EUR als E-Rechnung verschickt und empfangen werden müssen. Voraussichtlich ab 2028 geht mit jeder E-Rechnung direkt eine Meldung ans Finanzamt, um Lücken bei Umsatzsteuerzahlungen zu schließen.

Was heißt das für den Absender?

Es müssen Rechnungsformate wie XRechnung oder ZUGFeRD genutzt werden, einfache PDFs reichen nicht mehr aus.

Was heißt das für den Empfänger?

Man muss die E-Rechnung lesen können. Da allerdings XRechnung nicht gleich XRechnung ist und es bei ZUGFeRD rund 200 Datenelemente gibt, die genutzt werden können, ist das nicht ganz profan.

Welche Formate gibt es?

Eine E-Rechnung ist nach DIN EN 16931 kein PDF per Mail, sondern es gibt die Formate XRechnung, ZUGFeRD und EDI.

Bei ZUGFeRD handelt es sich um ein PDF mit einer integrierten XML-Datei, die sich zur Verarbeitung automatisiert in das ERP- oder Buchhaltungssystem importieren lässt. Aktuell ist die XML-Datei eine Buchungshilfe, ab 2025 wird sie zur originären Rechnung und das PDF ist lediglich die Visualisierung.

XRechnungen sind für den Rechnungsdatenaustausch mit der öffentlichen Verwaltung vorgeschrieben. Meist werden XRechnungen über das Peppol-Netzwerk ausgetauscht, das dafür entwickelt wurde. stratEDI ist seit Herbst 2023 zertifizierter Peppol-Serviceprovider und übernimmt bei Bedarf die Einbindung aller Behörden innerhalb der EU.

Die Regelung gilt überall:
Vom Geschäftsessen bis zum Parkticket am Flughafen

Die Vorschriften gelten für den kompletten Rechnungsverkehr mit Dienstleistern und Kunden. Nicht zu vergessen sind Rechnungen für Geschäftsessen oder geschäftliche Hotelübernachtungen über 250 EUR, die ebenfalls als E-Rechnungen gestellt, empfangen und verarbeitet werden müssen.